Una encuesta reciente refleja que España es el segundo país del mundo con mayor tasa de penetración de Smartphones, con un 88%. No te pierdas este interesante artículo de David Morales, en el que el ex jugador y Socio de M3 Sports & Coaching asegura que, si tenemos en cuenta este dato, no tiene ningún sentido que los Centros Deportivos no aprovechen las posibilidades que ofrecen las nuevas tecnologías para conseguir sus objetivos.
Padel World Press .- Inquieto, analítico y siempre dispuesto a escudriñar cada funcionalidad que ofrecen las nuevas tecnologías, David Morales no ha dudado en ir sumando a su desempeño profesional todos los avances que la tecnología ha puesto a su alcance.
A continuación os dejamos con los fragmentos más interesantes de un amplio artículo, en el que lanza la siguiente pregunta: ¿Está tu Centro Deportivo preparado a nivel tecnológico?
“Hace años podíamos esperar sentados en la silla de recepción de nuestro club a recibir llamadas de alquiler de pistas o de inscripciones nuevas. En la actualidad, con la cantidad de clubes abiertos, el cliente puede elegir entre numerosas opciones a la hora de alquilar una cancha o apuntarse a una clase… Es por eso por lo que tenemos claro que esperar no vale. Debemos ser pro-activos y no reactivos y, para ello, tenemos que apoyarnos en las herramientas que nos hagan llegar a más gente de la manera más sencilla.
En esta era de la información, disponer de un software de gestión, de una web responsiva y de una App son 3 cosas imprescindibles. Vamos por partes:
a) La web debe ser responsiva para que se adapte a todos los dispositivos (ya que la mayoría de las veces el cliente accederá a través de su smartphone) y contar con un gestor de contenidos desde el que podamos cambiar las fotos y la información de manera fácil y rápida. Depender de alguien ajeno al club para que dote de contenido nuestra web ralentiza mucho y hace perder la agilidad que esta tarea requiere.
b) La Apptambién es básica. Tendría que estar disponible en IOS y Android, plataformas que agrupan casi la totalidad de usuarios. Su misión será la de dar sentido de pertenencia al club, como imagen, por supuesto, y debería ofrecer la posibilidad de que mandar ‘notificaciones push’ desde el software de gestión. La funcionalidad de la App debe ser la misma que si acceden desde la web a la zona de clientes. Por lo tanto, las mejoras que se realicen en el programa deben pasar de manera automática a la App.
c) Respecto al software de gestión, señalar que tendría ser modular para que podamos contratar sólo aquellos módulos que necesitemos y no pagar por una herramienta en la que tengamos un montón de menús que no usamos y que, además, nos generan un coste extra al mes. Eso sí, debe ofrecer todos los módulos que necesita un Centro Deportivo completo y no tener que usar un programa para las reservas, otro para pasar las remesas, uno para las encuestas y 20 Excel para hacer las cosas que no hace nuestro programa.
En ese sentido: ¿Qué funcionalidades básicas debería tener el software?
– Rapidez: Debemos poder hacer las cosas al instante. No puede ser que cada vez que hagamos una consulta salga un reloj dando vueltas y tengamos que esperar 10 segundos para recibir la información pedida.
– Accesibilidad: Tenemos que poder acceder al programa desde cualquier dispositivo y en cualquier sitio. Los programas de escritorio que te obligan a estar en el Centro para hacer cualquier consulta no tienen sentido en la actualidad. No debe obligarnos a instalar otros plugins adicionales para que el programa funcione. Una conexión a Internet y un navegador deberían ser suficientes.
– Robustez: El programa tiene que estar siempre on-line, sin caídas ni cortes que nos hagan perder una venta. Un cliente que está en Brasil puede reservar una pista porque mañana estará en Madrid y lo puede hacer por la noche, cuando el club está cerrado, pero la zona de clientes siempre tiene que estar abierta 24×365. Ante situaciones de cortes, de las que nadie está a salvo, tiene que haber una réplica para que se pueda acceder a los datos y no parar el funcionamiento del club.
– Mejoras: El software debe incorporar nuevas funcionalidades y no quedarse estancado. Las necesidades de los Centros Deportivos deben ser escuchadas y si ayudan a mejorar el programa, desarrollarlas de manera ordenada.
– Integración: Se debe contar con un API para integrarse con otros sistemas hardware o software que puedan hacer una funcionalidad diferente.
– Soporte: Es normal tener dudas de cómo hacer las cosas y necesitaremos apoyarnos en expertos en el producto que nos puedan enseñar a sacar el máximo partido al software. Esta atención puede ser telefónica, por tickets de soporte o mail.
¿Y cuáles serían los módulos imprescindibles?
– Clientes: Es necesario contar con un CRM con el que poder segmentar nuestra base de datos de clientes. Así podremos comunicarnos con ellos vía mail, SMS o notificaciones push. En la ficha de cada cliente debemos tener todos los datos de las actividades que realiza en el club, con la posibilidad de poder ampliar estos campos según las necesidades de nuestro centro.
– Reservas: Desde Internet, por la App, el navegador, por teléfono, múltiples… Hay que contar con un amplio abanico de opciones a disposición de nuestros clientes.
– Cobros: Efectivo, bonos, tarjetas, TPV Virtual, Paypal, trasferencias, remesas… Lo importante es cobrar y dar facilidades a los clientes para que realicen el pago. Por ejemplo, que el cliente desde su App o la web pueda pagar los recibos con su tarjeta es una gran ventaja.
– Escuela: Ya sean clases particulares o escuelas mensuales o trimestrales, el control de los grupos de las actividades colectivas es fundamental. Centros Deportivos con más de 2000 alumnos necesitan un control exhaustivo de las clases. Informes de horas que dan los profesores o comparativas de alumnos entre dos fechas son necesarios para controlar esta actividad. Herramientas como ‘MyClass’ de Syltek Solutions ayudan a que el profesor pueda tener el control de sus clases y las asistencias en su móvil.
– Actividades y Torneos: Todos los centros organizan distintas actividades en las que tenemos una lista de inscritos y unas cuotas. Controlarlo desde el programa para que quede integrado es muy importante. Para cosas más específicas, como un ranking o un torneo de cuadro o Round Robin, es muy interesante poder hacerlas desde el programa.
– Organización de partidos o clases: Casi todos conocemos el ‘Me Apunto’. Una herramienta que organice partidos, clases o cualquier actividad a la que se pueda apuntar un cliente es vital porque, hoy en día, los clientes quieren que el club se encargue de todo y que ellos sólo tengan que ir a jugar su partido o disfrutar de su clase.
– TPV: Controlar las ventas de la tienda o la cafetería y su stock también es necesario.
– Encuestas: Saber lo que piensan los clientes es básico. Un módulo para poder crear encuestas y enviarlas a todos aquellos que han pasado por el club, o a los que hace tiempo que no acuden, nos dará una información muy interesante.
– Informes: Tener informes en tiempo real nos permite tomar decisiones con datos fiables. Luego nos podremos equivocar o acertar pero tendremos los argumentos para poder tomarlas.
– Noticias: Para trasmitir las novedades a nuestros clientes y que se integren en la web del Centro o en la redes sociales.
– Configuración: Poder cambiar la configuración de nuestro club, horarios, precios, colores, formas de pago… No depender de nadie para usar la herramienta es necesario.
Después de estas indicaciones, y una vez que tenemos el programa con todos los módulos y herramientas como la web o la App, el siguiente paso es usarla y sacarle el máximo provecho… De nada vale tener un Ferrari si lo dejamos aparcado en el garaje. Un buen gestor tendrá que dedicarle tiempo a revisar los informes en el programa para ver las ocupaciones, la facturación, los servicios más demandados y los que menos, para ofrecer productos nuevos, etc.
Es muy importante mandar una Newsletter, actualizar la web con nuevas noticias, subir fotos para que los clientes vean que el club tiene vida y pueden realizar distintas actividades que se adecuen a sus gustos o disponibilidades. No hay que olvidar el uso de las encuestas, para saber qué piensan los clientes, para que se sientan cuidados y para que perciban que hay un buen trabajo por parte del club.
Para terminar, y como resumen: Primero consigue las herramientas, pruébalas y no te dejes engañar por lo que te digan los comerciales. Habla con tus colegas del sector y pregunta por qué usan un programa u otro y cómo responde esa empresa cuando lo necesitan.
Una vez que tengas clara la herramienta, busca un responsable en el club, si no puedes ser tú mismo, que se convierta en el interlocutor con esa empresa, que se forme hasta que sea capaz de sacar el 100% y que pueda enseñar su funcionamiento al resto de empleados de tu centro. Esa persona debe ser el canal por el que tus empleados resuelvan sus dudas y el único que trate con la empresa. Al final, si todos saben un poco y llaman continuamente preguntando lo mismo, no es productivo para el club.
¿Cómo se hace un curso en tu Centro? ¿Qué filtros tengo que hacer para pasar la remesa? Esos son ejemplos de asuntos que no se deben preguntar a la empresa que ha hecho el programa con el que trabajamos… Son dudas internas del club que debe resolver el encargado de la herramienta. Por eso, si tenemos claro el flujo y cada responsable del área sabe cómo hacer las cosas, todo resultará mucho más fácil y evitaremos frustraciones de tus empleados por no saber usar una herramienta en la que no están formados.
No olvides pedir a la empresa los vídeos de cómo funciona y la documentación necesaria para no depender de que te puedan atender en un momento particular que te surja una duda.
¿Y tú todavía estás con el Excel o el cuaderno para apuntar las reservas?
David Morales
Ex jugador y Socio de M3 Sports & Coaching
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